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企業商業行為準則

為實現公司“在全球范圍內保持持續領先的行業競爭力”的愿景,幫助每位金禾員工遵循法律和道德標準,在借鑒相關案例和全球化環境進行深入討論的基礎上,公司形成了金禾商業行為規范。
金禾商業行為規范對公司具有十分重要的意義,每位金禾員工均應學習、掌握并遵守其中的各項要求。對于違反公司商業行為規范的行為,我們將采取零容忍的態度,視為嚴重違反公司規章制度,將要求嚴厲整改,直至解除勞動合同,觸犯法律者還會受到法律的制裁。
金禾員工如發現任何違反本準則的行為,請按照本準則提供的渠道進行投訴,公司將嚴肅認真地對待所有潛在違反公司商業行為規范的舉報,并承諾對所有指控進行保密和全面調查。

 

一、 基本要求

 

1、 對員工的要求
作為金禾人,我們每一個人都有責任確保我們的行為符合《準則》。所以需要您對《準則》充分學習、了解。在今后的工作中,無論身在何處,請根據《準則》,運用良好的判斷力,避免不當行為嫌疑。如果您對某項行動有疑問,請問自己以下問題:
?這是否符合《準則》?
?這樣做道德嗎?
?這樣做合法嗎?
?這是否會對我自己和公司有正面反映?
?我是否愿意在媒體上看到與此有關的報道?
如果您對以上任何一個問題的回答是否定的,則不要采取此項行動。
如果你對違法或不道德的行為有任何問題或疑慮,應與上級主管、道德行為管理部門核實。牢記:不遵守本準則和法律將導致與違反行為相應的紀律處分,直至解除勞動關系,甚或受到法律的制裁。
2、 對經理的特別要求
金禾的經理應在其言行上依據《準則》進行領導,并做出表率。作為經理,應該做到:
?確保監督管轄范圍內的所有人員都明確各自依照《準則》和公司其他政策所承擔的責任;
?有責任促進開放的和誠實的雙向交流,明確職業道德與遵紀守法的重要性;
?經理必須是尊敬與體貼每一位同事并起到積極分子和表率作用;
?營造一個可以讓員工毫無顧慮地報告疑慮的環境(不必擔心遭到打擊報復);
?在評價員工時,聯系《準則》和公司其他政策考慮員工的行為;
?無論何時都不得鼓勵或指導員工以違背道德、違反《準則》或法律為代價達到業務目標;
?你還應注意已發生的不道德或違法行為的跡象。一旦發現您監督管轄范圍內的人員有違反《準則》或法律的行為,立即采取措施予以阻止;
?如果有員工向您提出與《準則》有關的問題或疑慮,應認真傾聽并給予解答和處理。
?如果某位員工提出的疑慮可能需要依照《準則》予以調查,必須在3個工作日內匯報你的上級或道德管理辦公室,然后依照相關規定解決。

 

二、 公司商業行為責任

 

1、 對員工的責任
任何時候我們都將以正直、誠信、勤勉、廉潔 、感恩的態度互相對待彼此,所謂"己所不欲、勿施于人"。我們尊重來自于全世界不同個人的差異。入職決定應基于商業原因,例如資格、才能及成就,并且遵守國家和地方的勞動法規。
2、 對客戶和消費者的責任
遵守質量工藝流程與安全規程,確保產品質量與安全,是至關重要的。我們要確保發出的產品或提供的服務達到要求。
我們依靠誠信、廉潔與客戶建立長期關系。所有的營銷與廣告應準確與真實。蓄意的誤導性信息、對重要事實的遺漏或對競爭者出售的商品做出虛假的評斷是永遠不可接受的。
我們合法地、道德地獲取業務,杜絕賄賂和回扣。
3、 對業務伙伴的責任
與其他公司建立良好關系為金禾提供了競爭的優勢。但我們不與可能損害金禾聲譽的公司及個人做生意。例如,我們將避免同故意或一再違反法律的公司做生意。所有與第三方的往來必須遵守法律以及金禾的政策。我們不借助第三方實施任何法律或《準則》所禁止的行為。
當金禾選用供應商、分包商、代理商及所有合作伙伴履行其承擔的義務時,我們也有責任向他們傳達這些規定和要求。
4、 對社會的責任
我們服務于社會,致力于以合理價格提供能夠提高生活質量的產品與服務,并且積極地支持我們所在的社會。
我們尊重員工的權利,每一名金禾員工都有支持社會、慈善事業和政治組織以及選擇理想的自由。
5、 對環境的責任
我們重視環境保護,遵守我們從事業務活動所在國家的環境保護法律。金禾對保護環境給予承諾,將我們業務活動對環境的影響減至最小,并且以促進持續利用世界自然資源的方式經營我們的業務。如果有害物質進入環境或被不適當地處理或丟棄,應通知上級管理部門。
6、 對政府的責任
作為一個有責任心的組織,遵守法律法規是我們的義務。  

 

三、 公司商業行為準則

 

1、 道德規范

1) 金禾所有員工,無論身處何地,處理問題時必須正直、誠信、廉潔,不做任何妥協。商業道德和人品道德沒有區別,無論本地風俗什么樣,都應堅持最高的道德標準。

2) 在與同事、與客戶、與供應商以及所有第三方打交道的時候,員工都應誠實和道德。做正確的事要保證任何時候都正確做事。

3) 必須尊重同事、下屬和第三方的權利,不得有歧視、侮辱、誹謗等行為,無論年齡、種族、性別、性傾向、膚色、信仰、宗教、發源國、婚姻、殘障等。

4) 在其他人誤導或要求時,凡是出現或可能出現非法、不誠實、不道德的情況,都應及時報告管理層或道德管理辦公室。公司保證你不會因為報告你的發現和疑問而受到懲罰。

5) 開展業務遵守業務所在國家的法律及規定。

示例:道德規范

一名管理人員在工作中,因為一名職工違反了公司勞動管理規定,睡崗被查處,影響了該部門的考核分數,該管理人員非常生氣,以違反紀律的員工個頭矮小皮膚較黑為借口,對其進行了謾罵。該名管理人員違反了道德規范。

2、 業務與財務記錄

1) 準確的記錄和報告是公司聲譽和信譽的體現,能夠確保公司履行法律法規義務。確保業務和財務記錄的準確性和完整性是每位員工的責任,而非只是會計和財務人員的職責。

2) 必須確保公司所有業務和財務記錄的準確、公正。這些記錄不僅包括財務賬目,還包括質量報告、時間記錄、操作記錄、開支報表、利益訴求表、簡歷等等。

3) 在對收入或開支記帳時,必須按照正確的會計周期對交易進行記錄和分類,不得推遲或提前。估算和計賬必須有相應文檔提供支持。提交給政府監管部門的報告要確保完整、公正、準確、及時和易于理解。

4) 禁止對公司、客戶或第三方等任何記錄、文件進行偽造,禁止歪曲任何交易的真實性質,禁止協助其他人偷逃稅費或破壞當地貨幣法。如果無意發生錯誤必須即時報告并修正,不允許掩蓋。如果不清楚如何確定錯誤,向直接上級或道德管理辦公室咨詢。

示例:病假申請

一位員工提交了一份資料,并附帶一份某醫院的診斷證明,聲稱她身患疾病,試圖以此為理由長期請病假。但事實上,她的診斷證明是虛假的,他并沒有診斷證明上的疾病,或者她的疾病與她提交的報告出入很大。該員工偽造了記錄。

3、 利益沖突
1) 商業決策與行為必須基于金禾的最佳利益,絕不能出于個人的考慮或關系的動機。與潛在的或現在的供應商、承包商、客戶、競爭者或政府管理者的關系,絕不能影響我們代表公司的獨立與明智的判斷力。
2) 金禾所有在崗員工一律禁止從事第二職業,更不得為金禾的任何競爭者、客戶、分銷商或供應商工作或收取服務費。任何公司之外的活動必須與金禾的工作嚴格區分開,并且不應影響你在金禾的工作。運用你在金禾掌握的技能、信息時,要確保不會傷害金禾的業務活動。
3) 董事會成員在其他公司的董事會或政府機構中任職,需要董事長事先批準。
4) 在對金禾最佳利益進行判斷時,任何金禾員工不得利用自己的職位或關系謀取個人利益,甚至應避免此類沖突發生的可能性。
示例:
在任何潛在利益沖突情形中,請問自己以下問題:
?我的個人利益是否可能會對公司的利益造成妨礙?
?這種情形是否會被他人(無論是公司內部還是公司以外人士)疑為利益沖突?
如不確定,請尋求指導。
示例:選擇供應商
問:我的工作是為公司選擇一家供應商,備選范圍內的一家供應商是我的配偶所擁有的公司。我是否需要采取任何預防措施?
答:在這個情形中,您在您配偶公司中的利益與您為公司選擇最佳供應商的職責存在(或至少看似存在)沖突。您應向您的經理和道德官咨詢。最佳的行動路線是:要么您不參與這次供應商選擇過程,要么將您配偶的公司從備選范圍內剔除。

4、 贈禮、業務招待及賄賂
1) 給金禾員工的禮物:任何人不得接受回扣、過分慷慨的禮品或禮金。我們可以接受價值微不足道的物品,如標有另一公司名稱的小禮品。我們不接受可能影響金禾判斷力的任何物品。特殊情況應與上級匯報。所有禮品均須上交公司。
2)金禾贈與的禮品:經管理層批準,一些商業情形可以贈與禮品,但必須是合法的、合理的。贈與禮品的做法在不同文化中是不同的,如果法律禁止或接受者所在單位的政策禁止,我們將不贈與任何禮品。
3) 為向商業合作伙伴表示感謝,或服務需要,金禾允許為差旅、餐飲等支出適當的費用。但這些費用需與接受方業務關系的性質匹配,符合產生費用所在國的法律和海關的要求,同時滿足政策、法規或接受者的行為守則要求。
4) 我們不接受任何業務關聯單位宴請,如確實需要參加宴請,必須經上級主管批準。
5) 公司業務范圍分布于世界各地,在處理這些業務時,必須嚴格遵守所在國家和國際的反賄賂法律,杜絕在任何時候行賄。
示例:供個人使用的門票和住所
如果一家客戶或供應商向您提供了娛樂場所或其他活動的門票,而該客戶或供應商并不參加門票所對應的活動,則這些門票被視為贈禮。您不應接受這些門票,除非這些門票是客戶或供應商根據其與之間的協議中的相應內容部分而為大批員工提供的。對于客戶或供應商提供的供個人使用的公寓或度假住所,或者提供個人旅行便利,以上規定同樣適用。
示例:特殊折扣
一位員工負責公司相關物資的采購,該員工接受了這家供應商只向其一人而未向其他員工提供的家庭用品折扣。該員工接受此項個人利益的行為違反了《規范》中與利益沖突有關的條款。

 

5、 不當使用或偷盜金禾財產
1) 每名員工都應保護金禾的財產,防止損失或偷盜,并且不得將金禾財產用于個人用途。金禾財產包括公司的金錢、產品、保密信息、軟件、電腦、電話、復印機、車輛、辦公設備及耗材等。
2) 每名員工都應防止金禾財產被誤用。使用金禾電子通信系統時,不得使用這些系統訪問或存儲:色情、淫穢、褻瀆等材料;威脅或敵意的材料;違反金禾策略或違反法律法規的材料等。
示例:
個人恩惠:

一位員工利用公司的計算機和設備以及工作時間為其他員工設計和打印婚禮請柬,作為該員工提供給其他員工的個人恩惠。該員工濫用了公司資產。
個人協助:
一位部門主管總是要求一位部門員工在公司時間內為該主管料理個人事務,諸如繳納家庭水電費用和購買個人禮品等。該主管濫用了員工的工作時間,而這是一項公司資產。
個人贈予:
一位管理人員負責管理公司產品包裝材料,和他熟識的人員提出要一些內包裝袋用于家庭使用,該管理人員便經常利用自己的權利私自送包裝袋給熟人。該員工濫用了公司資產。

6、 保護金禾、客戶和供應商信息
1) 金禾員工不得將金禾、客戶或供應商機密信息或版權信息公布給其他人。包括:業務模式、價格及市場數據、戰略、電腦密碼、圖像、表格、實驗研究、“現有、以前和潛在”的客戶、供應商及員工信息等。
2) 員工在存儲信息時必須采用適當的步驟——包括設置安全文檔,對電腦或電子媒體設置使用權限,或采用適當的處理策略——防止其他人未經授權使用這些信息。
示例:
看看我收到了什么

問:我偶然收到了一封電子郵件,其附件內容中包含了幾位其他員工的薪資。我是否可以在工作中向他人透露這些信息?
答:不可以。您和您在工作上的朋友沒有任何業務上的理由知曉這些信息。您應刪除這封電子郵件并提醒發件人注意這個錯誤。向其他員工透露這些信息是違反《規范》的行為。
一份新配方
公司的一位科研人員對其參與研制的一款新產品即將發布感到很興奮,并且向家人和朋友透露了這款產品的細節。該科研人員不當透露了非公開信息。

7、 收集競爭信息
1) 公司在收集競爭信息時,必須是合法的。不得侵犯競爭對手的權利,不得接受、使用或披露競爭對手的機密或專有信息。
2) 可以使用公開的信息,如年報、公司網站和出版物、公開演講和公開營銷文檔、期刊和雜志上的文章、及其他公共媒體上的申報項目。
3) 如果競爭對手或代表競爭對手的第三方在獲取金禾信息時的某些行為被認為是不適當的或不道德的,那么同類行為也應該避免。

8、 誠信公平交易
1) 金禾任何員工不得通過操縱、隱瞞、濫用特權信息,歪曲事實,或以其他不公平的方式獲取不當利益。
2) 金禾嚴格遵守所有適用的公平競爭的相關法律法規,保證商業公正、公平。
3) 所有與公司建立關系的供應商、分包商、代理商,均要與公司簽署書面承諾,保證誠信、公平交易。否則,一旦發現違反行為,公司即時采取相應措施,包括解除合作關系。

9、 業務采購
1) 采購決定必須從金禾的最佳利益出發。供應商贏得金禾的生意是基于其產品或服務的適用性、價格、交付時間及質量等。
2) 選擇供應商需進行供應商評定,進行公開招標,任何人不得單獨接觸供應商,不得私下談合同。
3) 購買合同應以書面做出,并且清楚地確定提供的服務或產品、獲取價格的依據以及適用的費率。貨物的金額必須與提供的服務或產品相稱。
4) 嚴禁對外提供金禾所有采購相關的商業信息(如庫存、價格、供應商名稱等)。

10、 商業記錄維護
1) 金禾需要誠實、準確地記錄和上報信息,以便進行負責任的業務決策。
2)需要向國家相關監管機構提交文件時,必須及時、準確、完整,各類數據必須按照國家會計原則及其他財務報表的要求提交。
3) 按照制度與流程來記錄、保存公司業務記錄。只有過了保存的有效期,記錄才能銷毀。但在未決、訴訟、政府咨詢、等待傳票或者其他信息查詢下,此類記錄無論是否過了保存有效期都不得拋棄或銷毀。
4) 員工永遠不得以非正當的理由銷毀、更改、隱瞞任何記錄,或者不得以個人或聯合其他人試圖影響、阻止任何正式調查。

示例:一份大篇幅報告
一家客戶要求一位銷售主管準備一份內容詳盡的大篇幅報告,其中包含一些可能需要花費大量時間精力才能收集整理的產品信息。為了迅速對客戶做出反饋,該銷售主管用虛假數據填充了報告的內容。這種行為是不誠實的,構成了不公正對待客戶的事實。 

 

四、 豁免

 

《準則》適用于所有金禾員工及董事會成員,《準則》的任何一部分都不得豁免。除非經過董事會的投票決定某項內容需要豁免,同時豁免該項目可以保護金禾。

 

五、 組織領導和違反《準則》的報告

 

1、 為加強對商業道德行為的組織領導,搭建暢通的投訴報告渠道,確保本《準則》落到實處,取得實際的效果,公司成立由董事長領導的金禾集團商業行為管理委員會,設立公司道德管理辦公室,設置商業行為舉報專線0633-2279222和專門郵箱daode@rzbc.cn,同時,任命公司道德官。
2、 我們每一位員工都有義務維護公司的道德標準。如果您發現了使您產生疑慮的行為或者發現了有違反我們《準則》嫌疑的行為,請立即提出相關問題。最理想的情況就是,這樣做可以使公司有機會趕在該問題構成違反法律的事實或對健康、安全及公司的聲譽構成威脅之前處理和糾正該問題。
3、 公司嚴肅認真地對待所有潛在違反《準則》行為的舉報,并承諾對所有指控進行保密和全面調查?!稖蕜t》調查由公司道德管理委員會或道德管理辦公室負責組織,可能由公司的審計、財務、法律、道德管理辦公室等人員實施。因某項潛在違反《準則》行為而受到調查的員工在調查人員做出任何最終決定之前可以申訴。
4、 如果你認為與相關管理層談話心存疑慮,或者認為你的舉報不適合透露真實身份時,您可以選擇保持匿名向道德管理公室或通過郵箱進行舉報。但是我們鼓勵您透露自己的身份以便于溝通。如果您透露了您的身份,公司將以進行徹底而公正的調查為前提,采取所有合理的預防措施為您的身份保密。
5、公司會保護任何誠實提出疑慮和準確信息的員工,即使疑慮可能不一定是正確的。但是故意進行虛假的報告也是公司不可接受的。對于故意提交虛假指控、欺騙調查人員、干擾《準則》調查或者拒絕提供合作,均屬于違反《準則》的行為。
6、公司會嚴肅認真地對待員工提交的所有舉報?!稖蕜t》調查可能涉及任何員工,如果涉及到您,需無條件予以全面合作并完全而誠實地回答所有問題。
7、在對你的電話、信息或電郵進行秘密處理的同時,公司會保護忠誠提出疑慮的員工,確保你不會因此遭到報復。任何對誠實提出問題的員工進行打擊報復都是違反《準則》的行為。員工誠實提出過某項疑慮或參與過某項調查,不得成為對其采取任何不利行動的理由,這些行動包括開除、降職、停職、剝奪權益、威脅、騷擾或歧視。如果您認為某位員工曾對您實施過打擊報復,請向道德管理辦公室,直至董事長報告此事。

 

六、 結語

 

本《準則》的執行,旨在確保員工在公司內部的行為方式以及與公司外部人士打交道的方式均保持一貫性。但我們也明白,沒有任何一套規定能夠涵蓋所有可能出現的情況。為了使這些準則與當地法律或合同保持一致,金禾保留修改、修訂或終止本《準則》的權利。
所有金禾員工均必須簽署一份確認書,確認已經閱讀過金禾《企業商業行為準則》并同意遵守其條款。公司還將對所有員工每年進行持續不斷地培訓、教育,保證所有員工對《準則》的認知、理解和鞏固。未能閱讀《準則》或簽署確認書不能成為員工不遵守《準則》的理由。

 

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